了解影印機「過紙費」(Click Charge)：香港中小企必睇嘅完整圖文指南

如果你幫香港Office租或者買多功能影印機，你一定聽過「過紙費」(Click Charge) 或者「每頁成本」(CPP) 呢啲字眼。對好多中小企老闆同 IT 經理嚟講，每個月嘅保養合約真係睇到人𢲷晒頭。到底每次部機出一張紙，你畀緊嘅錢包咗啲咩？

喺呢篇圖文指南入面，我哋會同你拆解過紙費到底點計、包啲乜，同埋唔同牌子嘅計法有咩分別，幫你下次揀Office影印機嗰陣可以做個精明嘅決定。

到底咩叫「一個 Click」？

喺影印機行業入面，「一個 Click」其實就係計數機跳一下，代表印咗或者影印咗一頁紙。服務供應商就係靠呢個讀數嚟計你用咗幾多，再收返保養同耗材錢。以下係計 Click 數嘅黃金法則：

• 一面 = 一個 Click： 印單面計一個 Click，印雙面就計兩個 Clicks。
• 紙張大小有影響： 對於大部分牌子好似 Ricoh、Canon 同 FujiFilm，印標準 A4 紙係計一個 Click。不過，如果印大張啲嘅 A3 紙，通常會當兩個 Clicks 計，因為用多咗一倍碳粉，對部機嘅損耗亦都大一倍。
• Scan嘢通常免費： 「Click」通常只係喺有碳粉印落張紙度先會計。將文件 Scan 落 Email 或者公司 Server，通常都唔會收過紙費。

畀咗過紙費，到底包啲乜？

過紙費絕對唔止係買碳粉嘅錢。佢係一份全面嘅服務級別協議 (SLA) 嘅一部分，確保你 Office 運作暢順。喺香港，當你畀咗過紙費畀供應商，通常已經包咗以下幾樣嘢：

香港平均過紙費收費參考 (2024年估算)

過紙費會根據你每個月嘅印量、具體機型同牌子而有所唔同。座地式嘅重型 A3 影印機通常過紙費會平過放枱面嘅 A4 細機。以下係香港中小企大約會面對嘅收費參考：

唔同牌子點樣計過紙費？

雖然基本概念一樣，但唔同廠商計用量嘅方法都有啲自己嘅特色：

• 階梯式彩色計法 (Tiered Color Billing)： 好似 Kyocera 同 Toshiba 呢啲牌子通常有分層計費。如果你印嗰張紙得個好細嘅藍色 Logo，就只會計「Level 1」彩色（好平）；如果印成張 Full-page 靚相，就會計「Level 3」全彩。呢個計法對於淨係印少少顏色字嘅 Office 嚟講簡直係恩物。
• 劃一收費 (Standard Flat Rate)： 大牌子好似 Xerox、Canon 同 FujiFilm 通常會劃一收費。無論你張紙得一粒紅點定係成張相，都係當一個標準彩色 Click 咁計。
• 墨倉式 vs 鐳射： Epson、Brother 同 HP 嘅商用噴墨機 (Business Inkjet)，通常彩色過紙費會平過傳統鐳射機，而一般 Office 用嘅打印速度其實差唔多。
• 平價抵玩之選： 喺香港市場新興嘅牌子例如 Pantum，開始為細規模嘅工作小組提供極具競爭力嘅保養收費。

5 個實用貼士幫你慳返過紙費

唔想每個月見到張單就肉痛？即刻喺你部 Office 影印機度 Set 好呢幾樣嘢，幫你即時減低每個月嘅開支：

1. 預設黑白打印： 將所有同事電腦嘅 Printer Driver 預設做黑白。等佢哋真係有需要印彩色嗰陣，先至自己手動揀。
2. 設定拍卡/密碼打印 (Secure Print)： 要求同事去到部機前面，拍員工卡或者入密碼先至出紙。咁樣可以避免啲紙印咗出嚟無人攞，隨時幫你慳返高達 15% 嘅冤枉 Clicks。
3. 強制雙面打印： 雖然印雙面會計兩個 Clicks，但可以幫你慳一半買紙錢。如果有啲供應商印雙面有得平 Click 費（比較少見，但唔係無），就更加要用到盡！
4. 揀啱Size嘅機： 如果你班同事每日都係印幾張 A4 Invoice，就無謂租部每分鐘印 60 張嘅 A3 大機啦。轉用部實淨啲嘅 A4 機，可以大幅調低你嘅最低印量承諾 (MVC)。
5. 每季Check吓用量： 定期睇返讀數。如果你一直每個月只係印 1,000 張，但合約 MVC 寫住 3,000 張，咁即係倒錢落海。下次續約嗰陣，記得同供應商傾吓減低個 MVC。

總結

搞清楚過紙費點計，係控制 Office 打印成本嘅關鍵。只要你明白咩叫一個 Click、SLA 包啲咩，同埋識得管理日常打印習慣，就可以確保你間香港公司喺影印機合約入面攞到最大價值。下次簽租機合約之前，記得睇清楚有關 A3 紙點計費同埋最低印量承諾 (MVC) 嘅細則條款啦！