點解現今辦公室入面，掃描速度比打印速度更加重要？

香港好多公司喺買或者租新影印機嗰陣，通常第一句就問：「印嘢有幾快？」幾十年嚟，每分鐘打印頁數（PPM）一直係衡量多功能打印機（MFP）嘅終極標準。不過，而家嘅辦公模式已經徹底改變咗。時至今日，如果你仲係睇重打印速度多過掃描速度，咁你可能已經睇錯重點喇。

隨住各行各業推行數碼轉型、雲端儲存同混合辦公模式（Hybrid Work），實體紙張嘅打印量正喺度不斷下降。相反，而家好多辦公室嘅真正樽頸位，係點樣將實體文件快速轉化並放「入」數碼系統入面。以下就等我哋拆解下，點解以每分鐘圖像數（IPM）做單位嘅掃描速度，先至係你辦公室硬件嘅真正 MVP。

A modern, compact office in Hong Kong with a sleek multifunction copier, an office worker feeding a thick stack of documents into the top document feeder while looking at a laptop screen showing a cloud storage dashboard

由實體紙張轉向數碼化

諗下你日常嘅工作流程。你係咪仲會印疊 100 頁嘅報告派畀開會嘅每一位同事？定係直接 send 個 PDF 就算？喺香港，中環同觀塘呢啲商業區嘅租金寸金尺土，用咁貴嘅寫字樓空間嚟儲存實體紙張，絕對係超級浪費。

人事部（HR）、法律部同會計部呢啲部門，日日都要將合約、發票同員工記錄數碼化。一部掃描得慢嘅機，變相逼住你啲高薪厚職嘅員工企喺部機前面「罰企」，睇住個自動送稿器慢慢吞，浪費時間等檔案處理。

PPM 對決 IPM：認清背後技術

打印速度（PPM）係指白紙變成已打印文件有幾快。而掃描速度（IPM）就係指實體文件轉化成數碼影像嘅速度。喺評估掃描速度嗰陣，自動送稿器（ADF）嘅類型就係最關鍵嘅因素：

RADF（自動雙面送稿器）： 要掃描雙面文件嗰陣，部機會先掃描一面，然後機械式咁將張紙反轉，再掃描另一面。呢個過程好慢，仲會大大增加卡紙嘅風險。
DSPF（單次雙面掃描送稿器）： 部機內置咗兩組掃描鏡頭。過紙一次就可以同時讀取雙面文件嘅正反兩面。咁樣唔單止令掃描速度直接翻倍，仲減少咗機械組件嘅損耗。

功能	標準 RADF 影印機	高速 DSPF 影印機
一般打印速度	30 - 45 PPM	30 - 45 PPM
雙面掃描速度	40 - 55 IPM	120 - 270 IPM
掃描 100 份雙面合約所需時間	約 5 分鐘（仲未計反紙卡紙嘅時間）	< 1 分鐘

A close-up of a high-speed Single Pass Document Feeder (DSPF) on a heavy-duty office copier, scanning a two-sided contract rapidly without flipping the paper, with a motion blur effect on the paper to emphasize speed

喺香港，掃描慢嘅隱藏成本有幾大？

等我哋計下條數。假設一個月薪 HKD 20,000 嘅行政助理，每日要浪費多 30 分鐘去等部慢吞吞嘅機掃描，或者去清卡紙。一年落嚟，公司就白白浪費咗大約 HKD 15,000 嘅生產力。如果一開始肯畀多少少預算去揀部高速掃描嘅機，幾個月就已經回晒本。

企業級嘅主力機，例如 FujiFilm、Xerox、Canon、Ricoh 同 Konica Minolta 呢啲大牌子，都提供咗業界領先嘅 DSPF 技術，掃描速度通常可以高達 270 IPM。

如果你係經營中小企（SME），又唔需要印 A3 size，其實你都唔使為咗慳位而犧牲掃描速度。而家好多牌子好似 Kyocera、Sharp、Toshiba、Brother、HP、Epson 同 Pantum 推出嘅細部 A4 多功能打印機，都配備咗極速嘅單次雙面掃描器，放喺普通辦公室枱面啱啱好。

揀掃描機嘅香港本地注意事項

喺香港揀高速掃描機嗰陣，記得要考慮埋以下呢啲本地因素：

潮濕天氣影響： 香港春天嘅相對濕度閒閒地都過 90%。啲紙受潮就極容易黐埋一齊。所以最好揀有「超聲波雙重入紙偵測」（Ultrasonic multi-feed detection）嘅機。呢項技術會用聲波去偵測係咪一次過扯咗兩張紙入去，一有問題就會即刻停機，確保你掃描重要法律文件嗰陣唔會無啦啦漏咗一頁。
空間限制同入𨋢問題： 以前要高速掃描，通常都要買部好大部嘅落地 A3 影印機。落單買大機之前，一定要度清楚寫字樓度門夠唔夠過，同埋大廈部客𨋢或貨𨋢入唔入到。如果辦公室空間有限，揀部高階嘅 A4 機其實都可以畀到同樣嘅掃描速度你，仲可以慳返好多位。
損耗問題（4 小時 SLA 承諾）： 掃描得快，代表 ADF 嘅滾軸要承受好大嘅工作量。日子有功，呢啲橡膠滾軸就會磨損，導致卡紙。所以一定要確保你嘅影印機租約或者保養合約入面，包埋嚴格嘅 4 小時服務級別協議（SLA）。你絕對唔可以容許公司嘅數碼工作流程因為等師傅上門維修而停擺幾日。
供電要求： 確保部機可以喺香港標準嘅 220V 電壓下正常運作，唔需要額外拉專用嘅高壓電線，呢點對於租用舊式工廈或商廈嘅公司特別重要。

A side-by-side comparison chart graphic on a digital tablet showing 'Print Speed (PPM)' with a snail icon and 'Scan Speed (IPM)' with a rocket icon, resting on an office desk next to a cup of coffee

買機/租機 Checklist：點樣評估你嘅下一部機

簽約之前，記得問清楚以下問題：

部機係用 DSPF（單次雙面）定係 RADF（自動反紙）送稿器？ 如果預算許可，一定係揀 DSPF。
IPM 係幾多？ 普通辦公室最好有 80 IPM 以上；如果係文件量極大嘅公司，就應該揀 150+ IPM 嘅機款。
支唔支援自動刪除空白頁（Blank Page Removal）？ 呢個軟件功能可以幫你自動剷走文件背面嘅白紙，慳返你之後人手編輯 PDF 嘅時間。
可唔可以直掃落雲端或者 Email？ 確保部機可以同 SharePoint、Google Drive 或者你公司專用嘅網絡資料夾（Network folders）無縫接軌。